1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze stroną it-legal.pl, w tym danych z formularza kontaktowego i wiadomości wysłanych na adres biuro@it-legal.pl, jest IT Legal Paweł Sokołowski, radca prawny, z siedzibą w Warszawie, ul. Kartograficzna 80b/6, 03-290 Warszawa (dalej: kancelaria).
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pisemnie na adres kancelarii albo e-mailem: biuro@it-legal.pl.
2. Kontakt z kancelarią
Dane podane przy kontakcie przez formularz, e-mailem lub telefonicznie (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, jeśli zostanie podany, treść wiadomości i informacje o sprawie) kancelaria przetwarza, aby odpowiedzieć na wiadomość, umówić konsultację i ocenić, czy może podjąć się sprawy. Podstawy prawne:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy o świadczenie pomocy prawnej;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes kancelarii, czyli prowadzenie korespondencji, sprawdzenie, czy przyjęcie sprawy nie spowoduje konfliktu interesów, oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;
- jeżeli wiadomość zawiera informacje o zdrowiu lub inne dane szczególnych kategorii: art. 9 ust. 2 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń);
- jeżeli wiadomość dotyczy wyroków skazujących lub czynów zabronionych: art. 10 RODO, ponieważ radca prawny przetwarza takie dane w ramach wykonywania zawodu, który podlega nadzorowi samorządu radców prawnych na podstawie ustawy o radcach prawnych.
Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia i nazwiska oraz adresu e-mail kancelaria nie może jednak odpowiedzieć na wiadomość z formularza, dlatego formularz wymaga tych pól. Numer telefonu jest nieobowiązkowy.
Kancelaria nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym na profilowaniu. Automatycznie działa jedynie weryfikacja antyspamowa formularza (pkt 3); jeżeli nie przepuści wiadomości, można zadzwonić albo napisać e-mail.
3. Jak działa formularz kontaktowy
Formularz znajduje się w stopce każdej podstrony, a także na podstronach specjalizacji.
- Weryfikacja antyspamowa. Gdy zaczyna się wypełniać formularz, przeglądarka wczytuje zabezpieczenie Cloudflare Turnstile (z serwera challenges.cloudflare.com). Turnstile sprawdza, czy formularz wypełnia człowiek, na podstawie danych technicznych przeglądarki i połączenia, m.in. adresu IP. Po wysłaniu formularza serwer strony potwierdza wynik w Cloudflare, przekazując jednorazowy kod weryfikacji i adres IP. Adres IP służy też do ograniczenia liczby wiadomości wysyłanych z jednego adresu; licznik obejmuje jedną minutę.
- Wysyłka. Serwer strony (Cloudflare Workers) przesyła treść formularza e-mailem z adresu formularz@it-legal.pl na skrzynkę kancelarii biuro@it-legal.pl. Podany adres e-mail jest wpisany w wiadomości jako adres do odpowiedzi.
- Przechowywanie. Kancelaria nie zapisuje zgłoszeń w bazie danych, a ich treść nie trafia do logów serwera; zgłoszenie trafia do skrzynki pocztowej kancelarii. Cloudflare przetwarza treść wiadomości w celu jej doręczenia, a dane o samej wysyłce (m.in. adresy nadawcy i odbiorcy, temat, czas i status doręczenia) przechowuje do 31 dni. Temat wiadomości zawiera tylko datę i godzinę wysłania.
Połączenie ze stroną jest szyfrowane, jednak poczta elektroniczna nie zapewnia takiej poufności jak rozmowa z radcą prawnym. Dlatego w formularzu i w pierwszej wiadomości e-mail wystarczy krótko wskazać, czego dotyczy sprawa. Szczegóły, dokumenty oraz informacje o zdrowiu czy postępowaniach karnych najlepiej przekazać podczas konsultacji.
4. Dane techniczne i statystyki odwiedzin
Stronę dostarcza Cloudflare, Inc. (serwery, sieć dostarczania treści, ochrona przed atakami). Przy każdym wyświetleniu strony Cloudflare przetwarza dane techniczne żądania: adres IP, datę i godzinę, adres podstrony oraz informacje o przeglądarce. Służą one wyłącznie dostarczeniu strony, jej bezpieczeństwu i wykrywaniu błędów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kancelaria nie łączy ich z innymi danymi.
Strona korzysta ze statystyk Cloudflare Web Analytics. Skrypt statystyk przesyła informacje o wyświetleniu podstrony: jej adres, stronę odsyłającą, rodzaj przeglądarki i urządzenia, kraj (ustalany na podstawie adresu IP) oraz czas wczytywania. Narzędzie nie zapisuje na urządzeniu plików cookies ani innych danych, nie nadaje odwiedzającym identyfikatorów i nie śledzi ich między stronami; kancelaria widzi wyłącznie liczby zbiorcze. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes kancelarii, czyli wiedza o tym, jak strona jest używana i czy działa sprawnie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Strona nie korzysta z narzędzi reklamowych ani śledzących. Czcionki i obrazy pochodzą z serwera strony. Strona nie wczytuje zasobów z serwerów innych firm poza skryptem statystyk, zabezpieczeniem formularza opisanym w pkt 3 oraz odtwarzaczem filmu z serwisu YouTube, który wczytuje się dopiero po kliknięciu (pkt 12).
5. Tajemnica zawodowa
Radca prawny ma obowiązek zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej (art. 3 ust. 3 ustawy o radcach prawnych). Obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie (art. 3 ust. 4). Z tego powodu niektóre prawa opisane w pkt 9 są ograniczone (art. 5a tej ustawy).
Ta polityka dotyczy strony i pierwszego kontaktu z kancelarią. Po zawarciu umowy o świadczenie pomocy prawnej dane klienta są przetwarzane w celu jej wykonania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i przechowywane przez okres wskazany w pkt 8.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą otrzymać podmioty, które przetwarzają je na zlecenie kancelarii albo dostarczają usługi, z których korzysta strona, w zakresie potrzebnym do wykonania tych usług:
- Cloudflare, Inc. (USA): hosting i ochrona strony, statystyki odwiedzin, zabezpieczenie Turnstile i wysyłka wiadomości z formularza. Dane z Turnstile Cloudflare wykorzystuje także do ulepszania wykrywania botów i w tym zakresie działa jako odrębny administrator (informacja Cloudflare o Turnstile);
- dostawca poczty elektronicznej kancelarii z siedzibą w Unii Europejskiej, na którego serwerach znajduje się skrzynka, do której trafiają wiadomości z formularza i e-maile;
- firma, która na zlecenie kancelarii wykonała stronę i zajmuje się jej obsługą techniczną: ma dostęp administracyjny do konta strony w Cloudflare, a więc do danych opisanych w pkt 3 i 4;
- Google Ireland Limited (Irlandia): tylko po kliknięciu przycisku odtwarzania filmu na stronie głównej, jako odrębny administrator (pkt 12).
Dane mogą być udostępnione organom publicznym tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa, z poszanowaniem tajemnicy zawodowej. Kancelaria nie sprzedaje danych i nie udostępnia ich w celach marketingowych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Cloudflare, Inc. ma siedzibę w USA, a jego serwery działają na całym świecie, więc dane opisane w pkt 3 i 4 mogą być przetwarzane poza EOG, w tym w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (art. 45 RODO), w którym Cloudflare, Inc. jest certyfikowany (rejestr Departamentu Handlu USA: dataprivacyframework.gov). Umowa powierzenia przetwarzania z Cloudflare zawiera ponadto standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO); jej treść jest publicznie dostępna (Cloudflare Customer DPA), a kopię tych zabezpieczeń można też otrzymać od kancelarii.
8. Okres przechowywania danych
- Wiadomości i dane z rozmów, po których kancelaria nie udzieliła pomocy prawnej: przez czas potrzebny do odpowiedzi, a następnie do 3 lat od ostatniej wiadomości. Przez ten czas kancelaria może potrzebować tych informacji, aby sprawdzić, czy przyjęcie innej sprawy nie spowoduje konfliktu interesów, oraz w razie roszczeń.
- Dane w sprawach, w których kancelaria udzieliła pomocy prawnej: przez okres ustalony przez kancelarię zgodnie z przepisami o wykonywaniu zawodu radcy prawnego, co najmniej do upływu terminów przedawnienia roszczeń i odpowiedzialności związanych ze sprawą (§ 4 ust. 3 Regulaminu wykonywania zawodu radcy prawnego), chyba że sposób postępowania z dokumentami po zakończeniu sprawy ustalono inaczej z klientem w granicach przepisów. Kancelaria okresowo sprawdza, czy dalsze przechowywanie jest potrzebne, i usuwa zbędne dane.
- Dane techniczne w Cloudflare: logi techniczne najpóźniej 7 dni, dane o wysyłce wiadomości z formularza do 31 dni. Statystyki odwiedzin są zbiorcze i nie pozwalają zidentyfikować odwiedzających.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Każda osoba, której dane przetwarza kancelaria, ma prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych w celu zawarcia lub wykonania umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie kancelarii (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Ze względu na tajemnicę zawodową radcy prawnego prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, prawo ograniczenia przetwarzania oraz obowiązek powiadamiania odbiorców o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania stosuje się w zakresie, w jakim nie naruszają tej tajemnicy, a prawo sprzeciwu nie przysługuje wobec danych pozyskanych w związku z udzielaniem pomocy prawnej (art. 5a ustawy o radcach prawnych).
Wnioski można kierować na adres biuro@it-legal.pl albo pisemnie na adres kancelarii. Kancelaria odpowiada bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
11. Odnośniki do innych serwisów
Strona zawiera odnośniki do innych serwisów: Map Google (mapa w stopce to obrazek, który dopiero po kliknięciu otwiera Mapy Google), kalendarza rezerwacji TidyCal (przyciski „Umów spotkanie”), opinii o kancelarii w Google oraz strony Krajowej Izby Radców Prawnych. Strona nie wczytuje tych serwisów; po przejściu do nich dane przetwarzają ich właściciele na własnych zasadach.
12. Film z serwisu YouTube
Na stronie głównej można obejrzeć film o kancelarii opublikowany w serwisie YouTube. Odtwarzacz nie wczytuje się razem ze stroną. Dopiero po kliknięciu przycisku odtwarzania przeglądarka łączy się z serwerami YouTube (domena youtube-nocookie.com) i przekazuje im dane techniczne, m.in. adres IP, informacje o przeglądarce i adres strony. Odtwarzacz może też zapisywać w przeglądarce pliki cookies lub inne dane i je odczytywać.
Usługę YouTube świadczy spółka Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia), która przetwarza te dane jako odrębny administrator, na własnych zasadach (polityka prywatności Google). Google może przekazywać dane spółce Google LLC w USA, certyfikowanej w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework. Kancelaria nie otrzymuje z YouTube danych pozwalających zidentyfikować osoby oglądające film.
Kliknięcie przycisku odtwarzania, przy którym strona informuje, że film wczyta się z serwisu YouTube, oznacza zgodę na wczytanie odtwarzacza i zapisanie przez niego informacji w przeglądarce (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 399 ust. 1 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Strona nie zapamiętuje tego kliknięcia: przy kolejnej wizycie odtwarzacz znów wczyta się dopiero po kliknięciu. Zgodę można wycofać, zamykając film i usuwając dane YouTube w ustawieniach przeglądarki. Film można też obejrzeć bezpośrednio w serwisie YouTube.
13. Zmiany polityki
Polityka jest aktualizowana, gdy zmienia się sposób działania strony albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.
Stan na 20 października 2026 r.